Il est courant qu'un comptable demande à consulter le livre des procès-verbaux d'une société. Certains documents qui s'y trouvent lui permettent de confirmer des renseignements importants pour la préparation des états financiers, des déclarations fiscales ou d'autres travaux comptables.
Selon les circonstances, il peut notamment vouloir consulter les documents concernant :
Par exemple, lorsqu'un dividende a été déclaré, le comptable peut avoir besoin de consulter la résolution correspondante afin de connaître le montant, la date et les actionnaires concernés. De même, une modification de l'actionnariat ou du capital-actions peut contenir des renseignements nécessaires à son travail.
La demande du comptable ne signifie pas nécessairement qu'il effectue une vérification juridique complète du livre des procès-verbaux. Il cherche généralement à obtenir les documents corporatifs pertinents pour confirmer les renseignements dont il a besoin.
Si le livre est incomplet ou n'a pas été mis à jour, certaines informations peuvent être difficiles à confirmer. Une mise à jour ou une régularisation de la documentation corporative peut alors être recommandée.
En résumé, votre comptable peut demander le livre des procès-verbaux afin de consulter les décisions et les renseignements corporatifs ayant une incidence sur son travail comptable ou fiscal. Un livre à jour lui permet de retrouver plus facilement les documents nécessaires.