Le livre des procès-verbaux et les principaux documents corporatifs qu'il contient devraient généralement être conservés pendant toute la durée de l'existence de la société.
Cette documentation permet de retracer l'organisation juridique de la société et les décisions prises depuis sa constitution. Elle comprend notamment :
Contrairement à plusieurs documents comptables ou fiscaux qui sont soumis à des périodes de conservation déterminées, les documents corporatifs permettent de maintenir l'historique juridique de la société pendant son existence. Au Québec comme sous le régime fédéral, les livres comptables visés par les lois sur les sociétés par actions doivent notamment être conservés pendant une période de six ans suivant la fin de l'exercice auquel ils se rapportent.
Les règles concernant l'accès aux documents varient également selon la loi applicable. Au Québec, les actionnaires peuvent consulter les livres visés par l'article 31 de la Loi sur les sociétés par actions, alors que l'accès aux livres comptables ainsi qu'aux procès-verbaux et résolutions du conseil d'administration est, sauf disposition contraire, réservé aux administrateurs et au vérificateur. Sous le régime fédéral, les administrateurs peuvent consulter les procès-verbaux et résolutions du conseil ainsi que les livres comptables, tandis que les actionnaires, les créanciers et le directeur peuvent, sous réserve des conditions prévues par la loi, consulter certains autres documents corporatifs.
Lorsque la société est dissoute, certaines obligations de conservation continuent de s'appliquer. La durée et les modalités de conservation peuvent varier selon la loi applicable et la nature des documents concernés. À titre d'exemple, les règles fiscales fédérales prévoient généralement la conservation de certains documents d'une société pendant deux ans après sa dissolution.
Que la documentation soit conservée sur support papier ou électronique, elle devrait être protégée contre la perte, la destruction et les modifications non autorisées et demeurer accessible conformément aux exigences applicables.
En résumé, le livre des procès-verbaux et les principaux documents corporatifs devraient être conservés pendant toute l'existence de la société. Après sa dissolution, il faut vérifier les règles de conservation applicables à chaque catégorie de documents avant de détruire la documentation corporative.