La mise à jour du registre des procès-verbaux de la société consiste dans le fait de consigner par écrit toutes les décisions prises par le conseil d’administration ou les actionnaires et ce, depuis la dernière mise à jour effectuée par la société; cette mise à jour impliquera soit les assemblées annuelles ou encore, soit l’émission ou le transfert d’actions, la déclaration de dividendes ou de bonis ou soit des changements de structure pour la société.
Au Québec, la loi prévoit que la personne qui demande la liste des actionnaires d’une société de juridiction provinciale peut, sur demande et sur paiement de droits raisonnables, obtenir une copie de la mise à jour quotidienne de cette liste comportant les modifications qui y ont été apportées. Et de plus, la société, sur demande, fait figurer sur la liste ou sur une mise à jour de cette liste le nom et l’adresse des détenteurs connus d’un droit d’option ou d’un droit d’acquisition relatif à des actions de la société.