Que doit contenir le registre des procès-verbaux?

Le registre des procès-verbaux d'une société par actions regroupe les principaux documents relatifs à son organisation ainsi que les décisions prises par ses actionnaires et son conseil d'administration au cours de son existence.

Il contient notamment les procès-verbaux des assemblées des actionnaires et des réunions du conseil d'administration ainsi que les résolutions écrites adoptées par les actionnaires ou les administrateurs en remplacement d'une assemblée ou d'une réunion.

Selon les circonstances, le registre permet notamment de conserver les décisions concernant :

• les résolutions annuelles des actionnaires et des administrateurs;
• la nomination, l'élection, la démission ou le remplacement des administrateurs et des dirigeants;
• l'émission et le transfert d'actions;
• la déclaration de dividendes;
• la déclaration de bonis aux dirigeants;
• les changements concernant l'actionnariat;
• les changements concernant le siège social;
• les modifications apportées aux statuts ou aux règlements de la société;
• les changements dans la structure ou l'organisation de la société;
• les autres décisions importantes prises par les actionnaires ou le conseil d'administration.

Le registre comprend également, selon la loi applicable à la société, différents documents et registres corporatifs relatifs notamment à sa constitution, à ses actionnaires, à ses administrateurs et aux valeurs mobilières émises par celle-ci.

Le registre des procès-verbaux doit être tenu à jour afin que les documents qui y sont conservés reflètent les décisions prises et les changements survenus au cours de l'existence de la société. Il permet ainsi de retracer son organisation juridique et son historique corporatif.