Une personne qui conclut un bail commercial en son propre nom doit avoir la capacité juridique requise pour contracter.
Dans le cas d'une société par actions ou d'une autre personne morale, le bail doit être signé par une personne ayant le pouvoir de l'engager. Le bail peut notamment contenir une déclaration du représentant selon laquelle il est dûment autorisé à agir et à signer au nom de la société.
Selon la structure de la personne morale et les pouvoirs accordés à ses dirigeants ou représentants, cette autorisation peut notamment découler de la loi, de ses documents constitutifs, de ses règlements, d'une résolution ou d'une délégation de pouvoirs.
Il est donc prudent de vérifier les pouvoirs du signataire avant la conclusion du bail et, lorsque cela est approprié, de documenter son autorisation au moyen d'une résolution ou d'un autre document corporatif.
La durée du bail ne constitue pas, à elle seule, le critère permettant de déterminer si une résolution est nécessaire. Il faut plutôt vérifier les pouvoirs de la personne qui signe et les règles applicables à la personne ou à l'organisation qu'elle représente.