Dans un bail commercial, le locataire peut être tenu d'assumer une partie des frais engagés pour l'exploitation, l'entretien et le fonctionnement de l'immeuble lorsque le bail le prévoit. Ces sommes sont généralement désignées comme des frais d'exploitation ou des charges additionnelles.
Selon la nature de l'immeuble et les dispositions du bail, les frais d'exploitation peuvent notamment comprendre :
Les aires communes peuvent notamment comprendre les corridors, halls, ascenseurs, escaliers, stationnements et autres espaces destinés à l'usage commun des occupants de l'immeuble. Les dépenses relatives à ces espaces peuvent faire partie des frais d'exploitation facturés aux locataires.
Lorsque l'immeuble compte plusieurs locataires, le bail devrait préciser la méthode utilisée pour répartir ces dépenses. La part proportionnelle du locataire peut notamment être calculée selon la proportion que représente la superficie de ses lieux loués par rapport à la superficie utilisée pour effectuer cette répartition.
Les frais d'exploitation peuvent être payables mensuellement ou selon une autre périodicité prévue au bail. Ils peuvent être facturés sur la base d'une estimation et faire ensuite l'objet d'une régularisation lorsque les dépenses réelles sont connues.
Le bail peut également permettre au locateur d'ajouter des frais de gestion ou d'administration aux dépenses d'exploitation facturées au locataire. Ces frais peuvent notamment être calculés selon un pourcentage des dépenses attribuables au locataire et s'ajouter à sa part de ces dépenses.
Une attention particulière devrait être portée à la composition des dépenses servant au calcul de ces frais. Certaines dépenses facturées au locateur par des fournisseurs peuvent déjà comprendre leurs propres frais de gestion ou d'administration. Le locataire peut alors indirectement supporter plus d'un niveau de frais d'administration ou de gestion relativement à une même dépense.
Une attention particulière devrait également être portée aux taxes de vente. Certaines dépenses payées par le locateur à ses fournisseurs peuvent déjà comprendre la TPS et la TVQ. Lorsque ces dépenses sont ensuite refacturées au locataire, il est important de vérifier la manière dont les taxes sont calculées afin de déterminer si elles sont appliquées sur un montant qui comprend déjà les taxes payées au fournisseur.
Il est également important de vérifier les dépenses qui peuvent ou ne peuvent pas être incluses dans les frais d'exploitations. Le bail peut prévoir certaines exclusions ou certaines limites, notamment relativement à des dépenses qui ne sont pas directement liées à l'exploitation courante de l'immeuble.
Le locataire devrait donc vérifier attentivement la définition des frais d'exploitation, leur mode de paiement, les dépenses qui peuvent y être incluses ou en être exclues, les frais d'administration, la méthode utilisée pour calculer sa part ainsi que la manière dont les taxes de vente sont calculées, puisque ces sommes peuvent représenter une partie importante du coût réel de la location.