Le locataire peut-il vérifier ou contester les frais d’exploitation qui lui sont facturés?

Le bail commercial peut prévoir un mécanisme permettant au locataire de vérifier les frais d'exploitations qui lui sont facturés par le locateur.

Selon les dispositions du bail, le locataire peut notamment avoir le droit de demander un état détaillé des frais d'exploitation et, dans certains cas, de consulter les documents ou pièces justificatives servant à établir les sommes qui lui sont facturées.

Le bail peut également prévoir que l'état ou le relevé des frais d'exploitation soit préparé, vérifié ou attesté par un comptable externe ou un autre professionnel indépendant. Les parties peuvent aussi convenir des circonstances dans lesquelles le locataire peut demander une vérification supplémentaire ainsi que de la personne qui en assumera les frais.

Cette vérification peut notamment permettre de déterminer :

• si les dépenses facturées sont de la nature de celles qui peuvent être imputées au locataire selon le bail;
• si certaines dépenses qui devraient être exclues ont été incluses;
• si la part proportionnelle attribuée au locataire a été correctement calculée;
• si les frais de gestion ou d'administration ont été calculés conformément au bail;
• si les estimations et les ajustements effectués à la fin d'une période correspondent aux dépenses réelles;
• si les taxes applicables ont été correctement prises en compte.

Le bail peut prévoir des modalités et des délais particuliers pour exercer un droit de vérification ou contester un état de frais d'exploitation. Il peut également prévoir la manière dont une erreur ou un écart doit être corrigé.

Lorsqu'une vérification révèle qu'un montant a été payé en trop ou qu'une somme additionnelle est due, le bail peut prévoir un remboursement, un crédit ou un paiement additionnel, selon le cas.

Le locataire devrait donc examiner les états de frais d'exploitation qui lui sont transmis et respecter les délais prévus au bail s'il souhaite demander des renseignements supplémentaires, effectuer une vérification ou contester certaines sommes.