Que faire lorsqu'un comptable demande le livre des procès-verbaux?

Lorsqu'un comptable demande le livre des procès-verbaux, il est d'abord utile de vérifier quels documents ou renseignements corporatifs sont nécessaires à son mandat. Il n'est pas toujours nécessaire de lui transmettre l'ensemble du livre.

Selon les travaux qu'il doit effectuer, le comptable peut notamment avoir besoin de consulter :

• les résolutions déclarant des dividendes;
• les documents relatifs aux émissions, aux transferts, aux rachats, aux achats ou aux annulations d'actions;
• les renseignements concernant les actionnaires;
• les renseignements concernant les administrateurs et les dirigeants;
• les modifications apportées aux statuts et aux règlements;
• certaines résolutions ou décisions ayant une incidence comptable ou fiscale.

Avant de transmettre les documents demandés, il est recommandé de vérifier que le livre des procès-verbaux et les registres concernés reflètent fidèlement la situation de la société.

Si certains documents sont manquants ou si des opérations n'ont pas été correctement documentées, une régularisation peut être nécessaire. Celle-ci doit toutefois refléter, à la date de la régularisation, les décisions et les opérations réellement intervenues; il ne s'agit pas simplement de créer rétroactivement des documents comme s'ils avaient été préparés au moment des événements.

Lorsque le livre des procès-verbaux est conservé par un notaire ou un avocat, il peut également être possible de lui demander de transmettre au comptable les documents corporatifs nécessaires, selon les autorisations appropriées.

En résumé, lorsqu'un comptable demande le livre des procès-verbaux, il est préférable de déterminer quels documents lui sont réellement nécessaires, de vérifier qu'ils sont à jour et de régulariser la documentation corporative au besoin. Il n'est pas nécessairement requis de transmettre l'intégralité du livre des procès-verbaux.