Quelles formalités une société doit-elle effectuer chaque année?

Chaque année, une société par actions doit accomplir certaines formalités afin de respecter les obligations corporatives, gouvernementales et fiscales qui lui sont applicables.

Les formalités peuvent différer selon que la société est constituée au Québec ou sous le régime fédéral, ainsi que selon sa situation et les activités qu'elle exerce.

Selon les circonstances, il peut notamment être nécessaire de :

• tenir l'assemblée annuelle des actionnaires ou adopter, lorsque la loi le permet, les résolutions écrites qui la remplacent;
• adopter les résolutions annuelles du conseil d'administration lorsque cela est nécessaire;
• préparer et conserver les procès-verbaux ou les résolutions dans le livre des procès-verbaux;
• produire les déclarations annuelles ou les mises à jour exigées auprès des autorités gouvernementales;
• produire les déclarations fiscales de la société;
• accomplir les autres formalités fiscales ou administratives selon les lois applicables.

La révision annuelle constitue également un bon moment pour vérifier si des changements survenus au cours de l'année ont été correctement documentés.

Il peut notamment être utile de vérifier les changements concernant :

• les administrateurs et les dirigeants;
• les actionnaires;
• les renseignements relatifs aux personnes exerçant un contrôle sur la société, lorsque les règles applicables l'exigent;
• les émissions, les transferts, les rachats, les achats ou les annulations d'actions;
• les modifications apportées aux statuts et aux règlements;
• l'adresse du siège de la société;
• le nom de la société, lorsqu'il a été modifié;
• les autres décisions importantes prises au cours de l'année.

Les registres corporatifs doivent être mis à jour lorsqu'un changement survient. S'il n'y a eu aucun changement, il n'est pas nécessaire de modifier un registre simplement parce qu'une nouvelle année s'est écoulée. Une vérification annuelle permet toutefois de confirmer que la documentation reflète toujours fidèlement la situation de la société.

En résumé, une société doit accomplir chaque année certaines formalités corporatives, gouvernementales et fiscales. Elle devrait également profiter de cette occasion pour vérifier son livre des procès-verbaux et ses registres afin de s'assurer que les changements survenus au cours de l'année ont été correctement documentés et que les renseignements devant être déclarés aux autorités compétentes sont à jour.