Le livre des procès-verbaux regroupe les principaux documents et registres corporatifs permettant de retracer l'organisation juridique et l'évolution de la société depuis sa constitution.
Le maintenir à jour permet de disposer d'une documentation qui reflète fidèlement la situation actuelle de la société et les principales décisions prises par les actionnaires et les administrateurs.
Un livre des procès-verbaux à jour permet notamment de vérifier rapidement :
Cette documentation permet également de retracer l'historique corporatif de la société. Lorsqu'un changement survient, il est ainsi plus facile de déterminer les décisions qui ont été prises, les personnes qui étaient alors administrateurs ou actionnaires et les opérations qui ont modifié la structure de l'entreprise.
Un livre à jour facilite également la préparation des documents nécessaires lorsqu'une opération importante survient, notamment une réorganisation, l'arrivée ou le départ d'un actionnaire, l'entrée d'un investisseur, la vente de l'entreprise ou de certains de ses actifs.
Il permet enfin au comptable, au notaire ou à l'avocat appelé à intervenir dans un dossier de disposer plus rapidement des renseignements corporatifs nécessaires à son mandat.
À l'inverse, lorsque plusieurs années de changements n'ont pas été documentées, il peut devenir nécessaire de reconstituer l'historique de la société avant de pouvoir mettre ses registres en ordre.
En résumé, maintenir le livre des procès-verbaux à jour permet de conserver un historique fiable de la société, de connaître rapidement sa situation juridique et de faciliter la préparation des documents nécessaires lors de ses différentes opérations corporatives.