Quels documents une société doit-elle conserver?

Une société par actions doit conserver différents documents corporatifs, comptables, fiscaux et administratifs pendant les périodes prévues par les lois qui lui sont applicables.

Documents corporatifs

Selon la loi sous laquelle la société est constituée et sa situation, les documents corporatifs à conserver peuvent notamment comprendre :

• les statuts constitutifs et leurs modifications;
• les règlements de la société, lorsqu'ils existent;
• les résolutions et les procès-verbaux des actionnaires;
• les résolutions et les procès-verbaux du conseil d'administration;
• les registres des administrateurs, des dirigeants et des actionnaires;
• le registre des valeurs mobilières et les renseignements concernant les actions émises, transférées, rachetées, achetées ou annulées;
• les certificats d'actions, lorsqu'ils sont utilisés;
• les conventions entre actionnaires et les autres documents corporatifs pertinents.

Plusieurs de ces documents sont généralement regroupés et conservés dans le livre des procès-verbaux de la société.

Documents comptables et fiscaux

La société doit également conserver les livres, registres et pièces justificatives nécessaires au respect de ses obligations comptables et fiscales.

Il peut notamment s'agir des états financiers, déclarations fiscales, factures, relevés, pièces comptables et autres documents permettant d'établir les opérations et la situation financière de la société.

Autres documents de l'entreprise

Selon ses activités, la société peut également devoir ou avoir intérêt à conserver :

• les contrats importants;
• les documents relatifs aux employés;
• les documents bancaires et financiers;
• les permis et autorisations;
• les polices d'assurance;
• les autres documents liés à ses activités et à ses obligations.

Les périodes de conservation ne sont pas nécessairement les mêmes pour tous les documents. Elles peuvent varier selon la nature du document et la loi applicable.

Que les documents soient conservés sur support papier ou électronique, il est important d'en préserver l'intégrité, la sécurité et l'accessibilité pendant toute la période de conservation requise.

En résumé, une société doit conserver les documents nécessaires pour établir son organisation juridique, ses décisions, ses opérations et le respect de ses obligations. Les documents corporatifs sont généralement regroupés dans le livre des procès-verbaux, tandis que les documents comptables, fiscaux et administratifs sont conservés conformément aux règles qui leur sont propres.