Oui, généralement. Un livre des procès-verbaux conservé sur support papier peut généralement être converti en format électronique, sous réserve du respect des exigences prévues par les lois applicables.
Lors de la numérisation, il est important de s'assurer que les documents sont reproduits fidèlement et intégralement. La version électronique doit permettre de préserver l'intégrité de la documentation et de la consulter ou de la reproduire conformément aux exigences applicables.
Avant de remplacer le livre des procès-verbaux en format papier, il est notamment recommandé de :
La conversion en format électronique ne signifie toutefois pas que tous les documents papier peuvent automatiquement être détruits. Selon la nature du document et les circonstances, certaines exigences particulières de conservation peuvent s'appliquer. Il est donc prudent de vérifier ces exigences avant de détruire un original.
Une fois la documentation convertie, le livre électronique doit continuer d'être mis à jour de la même manière qu'un livre en format papier. Le changement de support ne modifie pas les obligations de la société concernant la tenue et la conservation de ses documents corporatifs.
En résumé, un livre des procès-verbaux en format papier peut généralement être remplacé par une version électronique lorsque la conversion assure l'intégrité, l'accessibilité et la conservation adéquate des documents. Avant de détruire les originaux papier, il est toutefois important de vérifier si certains doivent être conservés.