Un livre des procès-verbaux incomplet ou qui n'a pas été tenu à jour peut entraîner des difficultés lorsqu'il devient nécessaire de démontrer la situation juridique de la société ou de retracer les décisions prises au cours de son existence.
L'absence d'un document au livre des procès-verbaux ne signifie pas nécessairement qu'une décision est invalide. Toutefois, selon la nature de l'opération, certaines formalités peuvent être requises pour établir, confirmer ou rendre opposables certains actes ou certaines décisions.
Une documentation corporative incomplète peut notamment compliquer :
Lorsque des documents ou des registres sont manquants, il peut être nécessaire d'examiner les opérations antérieures afin de déterminer quelles corrections, confirmations, régularisations ou encore, selon les circonstances, ratifications peuvent être effectuées. Cette démarche peut entraîner des délais et des coûts supplémentaires.
Maintenir le livre des procès-verbaux à jour permet au contraire de retrouver plus facilement l'historique corporatif de la société et de disposer des documents nécessaires lorsqu'une opération importante survient.
En résumé, un livre des procès-verbaux qui n'est pas à jour peut créer de l'incertitude sur la situation corporative de la société et compliquer certaines transactions. Une mise à jour régulière permet de réduire les risques de devoir reconstituer, régulariser ou, selon les circonstances, ratifier la documentation ou certaines décisions plusieurs années plus tard.