Oui, généralement. Lorsqu'un livre des procès-verbaux est perdu, incomplet ou n'a pas été correctement tenu, il est souvent possible de reconstituer tout ou partie de la documentation corporative de la société devant être contenue dans le livre des procès-verbaux.
La première étape consiste à retracer l'historique de la société à partir des renseignements et des documents encore disponibles. Il peut notamment être utile d'examiner :
La reconstitution ne consiste toutefois pas simplement à préparer aujourd'hui des documents en leur donnant une date antérieure. Il faut déterminer quelles décisions ont réellement été prises, quelles formalités ont été accomplies et quels documents peuvent être reconstitués ou remplacés.
Lorsque certaines décisions ont été prises mais n'ont pas été correctement documentées, ou lorsque des formalités n'ont jamais été accomplies, il peut être nécessaire de préparer des documents de confirmation, de ratification ou de régularisation adaptés à la situation.
L'étendue du travail dépend donc de l'historique de la société et des documents disponibles. Plus les renseignements peuvent être retracés, plus il sera généralement facile de rétablir une documentation corporative fiable.
En résumé, un livre des procès-verbaux perdu ou incomplet peut généralement être reconstitué, mais la démarche doit refléter ce qui s'est réellement produit dans la société. Il est préférable de régulariser la situation dès qu'une lacune est constatée plutôt que d'attendre qu'une transaction exige une documentation complète.