La déclaration d'un dividende doit généralement être autorisée par le conseil d'administration. La décision peut être prise lors d'une réunion du conseil ou, lorsque les conditions prévues par la loi sont respectées, au moyen d'une résolution écrite des administrateurs.
La décision déclarant le dividende doit être correctement documentée. Selon les circonstances, elle peut notamment préciser :
Avant de déclarer le dividende, les administrateurs doivent également vérifier que les conditions et restrictions financières prévues par la loi applicable sont respectées. Ces règles peuvent différer selon que la société est constituée au Québec ou sous le régime fédéral.
Si la décision est prise lors d'une réunion du conseil d'administration, elle devrait être constatée dans le procès-verbal de la réunion. Si elle est prise au moyen d'une résolution écrite, celle-ci doit être adoptée conformément aux exigences applicables.
Le procès-verbal ou la résolution écrite constatant la déclaration du dividende doit être conservé avec les autres documents corporatifs de la société.
En résumé, c'est généralement le conseil d'administration qui doit autoriser la déclaration d'un dividende. Cette décision peut être prise lors d'une réunion ou par résolution écrite lorsque la loi le permet, mais elle doit dans tous les cas être correctement documentée et respecter les conditions légales applicables.