Quelles formalités juridiques faut-il respecter lorsqu'un comptable recommande un dividende?

Un comptable peut recommander qu'un dividende soit déclaré pour des raisons fiscales, comptables ou financières. Cette recommandation ne constitue toutefois pas, à elle seule, la décision corporative nécessaire pour déclarer le dividende.

La déclaration d'un dividende relève généralement du conseil d'administration. Avant de prendre cette décision, les administrateurs doivent vérifier que les conditions et restrictions prévues par la loi applicable sont respectées.

Selon les circonstances, il faut notamment :

• vérifier les conditions financières permettant la déclaration du dividende;
• vérifier les catégories ou séries d'actions en circulation et les droits qui y sont rattachés;
• déterminer les actions donnant droit au dividende ainsi que les actionnaires ayant droit à celui-ci;
• faire autoriser la déclaration du dividende par le conseil d'administration;
• préciser le montant du dividende ou son mode de calcul ainsi que les modalités pertinentes;
• documenter la décision dans une résolution ou dans le procès-verbal d'une réunion du conseil;
• conserver cette documentation dans le livre des procès-verbaux.

Il est important de distinguer la recommandation du comptable, la déclaration du dividende et son versement. Le comptable peut recommander le dividende et en déterminer les conséquences fiscales ou comptables, mais ce sont généralement les administrateurs qui prennent la décision corporative de le déclarer. La société procède ensuite au paiement conformément aux modalités établies.

Une simple écriture comptable ne remplace donc pas la décision corporative requise pour déclarer un dividende.

Les règles applicables à la déclaration d'un dividende peuvent différer selon que la société est constituée au Québec ou sous le régime fédéral.

En résumé, la recommandation d'un comptable ne remplace pas les formalités corporatives nécessaires à la déclaration d'un dividende. La décision doit généralement être autorisée par le conseil d'administration, respecter les conditions légales applicables et être correctement documentée dans le livre des procès-verbaux.