La déclaration et le versement d'un dividende comportent deux étapes qu'il est important de distinguer dans la documentation de la société.
La déclaration du dividende est généralement autorisée par le conseil d'administration. Cette décision doit être correctement documentée dans une résolution écrite ou dans le procès-verbal de la réunion au cours de laquelle le dividende a été déclaré.
Selon les circonstances, la décision peut notamment préciser :
Cette documentation devrait être conservée dans le livre des procès-verbaux de la société.
Le versement du dividende, pour sa part, correspond au paiement effectué aux actionnaires qui y ont droit. Il peut notamment être constaté par les registres comptables, les relevés bancaires, les chèques, les transferts électroniques ou les autres pièces justificatives pertinentes.
Les documents fiscaux requis doivent également être préparés lorsque les règles fiscales applicables l'exigent.
Il est donc important de ne pas confondre la résolution déclarant le dividende avec la preuve de son paiement. La première documente la décision corporative; les pièces comptables et financières permettent de démontrer que le paiement a effectivement été effectué.
En résumé, la déclaration d'un dividende doit être correctement documentée dans les documents corporatifs de la société, tandis que son versement doit pouvoir être retracé dans les documents comptables et financiers. Ensemble, ces documents permettent d'établir la déclaration du dividende et son paiement.