Le livre des procès-verbaux regroupe les principaux registres, résolutions, procès-verbaux et autres documents corporatifs qui permettent de retracer l'organisation et l'évolution juridique de la société.
Il doit être mis à jour lorsque survient un changement ou qu'une décision nécessite la préparation ou la modification d'un document corporatif.
Selon les circonstances, la documentation conservée au livre peut notamment devoir être mise à jour lors :
La nature de la mise à jour dépend de l'événement. Certains changements nécessitent l'adoption d'une résolution, d'autres la modification d'un registre corporatif, le dépôt d'un document auprès d'une autorité gouvernementale ou plusieurs de ces formalités.
Il est donc préférable de mettre à jour la documentation au moment où le changement survient plutôt que d'attendre la mise à jour annuelle du livre.
En résumé, les changements importants concernant l'organisation, les administrateurs, les dirigeants, les actionnaires, les actions ou les décisions de la société doivent être documentés de la manière appropriée. Le livre des procès-verbaux permet de regrouper cette documentation et de conserver l'historique corporatif de la société.