Tant au Canada qu'au Québec, un transfert d'actions peut notamment être constaté par un contrat de vente précisant les principales modalités de la transaction, telles que le nombre et la catégorie d'actions transférées, le prix de vente, les modalités de paiement, les représentations, les garanties et, s'il y a lieu, le solde du prix de vente.
Certains transferts d'actions peuvent être relativement simples, notamment lorsqu'ils sont effectués entre deux actionnaires déjà impliqués dans la société. D'autres peuvent être beaucoup plus complexes, par exemple lors de l'acquisition de la totalité des actions émises et en circulation d'une société, ce qui peut équivaloir, sur le plan économique, à l'acquisition de l'entreprise elle-même.
Selon les circonstances, le transfert peut également résulter d'une entente moins élaborée entre le vendeur et l'acheteur. Il demeure toutefois important que les modalités essentielles de la transaction soient clairement établies et documentées.
Avant de procéder au transfert, il faut vérifier les statuts de la société, ses règlements, toute convention unanime des actionnaires ainsi que toute autre convention entre actionnaires applicable. Ces documents peuvent notamment prévoir des restrictions au transfert des actions, un droit de premier refus, un droit de préemption ou l'obligation d'obtenir certains consentements ou autorisations.
Contrairement à ce qui peut parfois être prévu dans les documents constitutifs ou les conventions de la société, une résolution du conseil d'administration n'est pas nécessairement exigée par la loi pour chaque transfert d'actions. Une autorisation du conseil peut toutefois être requise lorsque les statuts ou une convention applicable le prévoient ou dans certaines situations particulières prévues par la loi.
Si la société est régie par une convention entre actionnaires, qu'il s'agisse notamment d'une convention unanime des actionnaires ou d'une convention d'achat-vente, les dispositions applicables au transfert devront être respectées. Selon les modalités de la convention, l'acquéreur peut également devoir y adhérer et devenir partie à celle-ci.
Les lois sur les valeurs mobilières doivent également être prises en considération. Selon la nature de la transaction, le statut de la société, celui du vendeur et de l'acheteur ainsi que les circonstances dans lesquelles les actions ont été acquises ou sont transférées, les règles relatives aux dispenses de prospectus et à la revente de titres peuvent s'appliquer. Le Règlement 45-106 sur les dispenses de prospectus ne signifie toutefois pas qu'une « déclaration selon le Règlement 45-106 » doit automatiquement être signée ou produite lors de chaque transfert d'actions.
Il faut donc déterminer, pour chaque transaction, si une dispense de prospectus est nécessaire, si des restrictions à la revente s'appliquent et si une déclaration réglementaire doit être produite.
Le transfert doit également être reflété dans les registres de la société concernant ses valeurs mobilières, lesquels font partie du livre des procès-verbaux. Le registre des valeurs mobilières doit notamment être mis à jour afin d'indiquer le nouveau détenteur des actions et le nombre d'actions qu'il détient.
Lorsque le transfert modifie des renseignements devant être déclarés au Registraire des entreprises du Québec, notamment les renseignements relatifs aux bénéficiaires ultimes, une déclaration de mise à jour courante doit être produite dans le délai applicable. Cette obligation peut viser tant une société constituée au Québec qu'une société de juridiction fédérale immatriculée au Québec.
Dans le cas d'une société constituée sous le régime de la Loi sur les sociétés par actions du Québec, des règles particulières s'appliquent lorsque les actions transférées ne sont pas entièrement payées. Lorsque des actions ne sont pas entièrement payées, mais qu'aucun versement n'est alors exigible, leur transfert nécessite l'autorisation du conseil d'administration, lequel doit effectuer une vérification raisonnable de la capacité de l'acquéreur à payer les actions. De plus, une action ne peut être transférée tant que les versements alors exigibles n'ont pas été payés.
Ainsi, les modalités d'un transfert d'actions dépendent non seulement de l'entente entre le vendeur et l'acheteur, mais également des statuts et conventions de la société, des restrictions applicables aux actions, des lois corporatives et, selon les circonstances, des règles relatives aux valeurs mobilières.