Tant au Canada qu'au Québec, l'émission d'actions est généralement autorisée par le conseil d'administration, sous réserve des statuts de la société, des droits de préemption applicables et de toute convention unanime des actionnaires ayant transféré ce pouvoir aux actionnaires.
Dans le cadre du processus d'émission, la personne qui désire acquérir des actions peut transmettre à la société un avis ou une demande de souscription indiquant notamment le nombre et la catégorie d'actions désirées, le prix ou la contrepartie proposée ainsi que le mode de paiement prévu.
Les actions d'une société par actions peuvent être émises en contrepartie d'une somme d'argent, de biens ou de services déjà rendus à la société, sous réserve des exigences prévues par la loi applicable.
Par la suite, le conseil d'administration peut accepter la souscription et procéder à l'émission des actions par résolution, sous réserve des statuts, des droits de préemption et des conventions applicables et dans la mesure où ce pouvoir n'a pas été retiré aux administrateurs en vertu d'une convention unanime des actionnaires.
Si la société est régie par une convention entre actionnaires, qu'il s'agisse notamment d'une convention unanime des actionnaires ou d'une convention d'achat-vente, les dispositions de cette convention applicables à l'émission d'actions devront également être respectées. Selon les modalités de la convention, le nouveau actionnaire pourra également devoir y adhérer et devenir partie à celle-ci.
Au Québec, la loi permet, sous certaines conditions, l'émission d'actions qui ne sont pas entièrement payées au moment de leur émission. Ces actions peuvent par la suite faire l'objet d'appels de versements effectués conformément à la loi et aux modalités applicables. Un avis indiquant notamment le montant du versement exigé et le délai accordé pour l'effectuer doit alors être transmis aux actionnaires concernés. En cas de défaut de paiement, la société dispose des recours prévus par la loi, lesquels peuvent notamment comprendre, lorsque les conditions légales sont respectées, la confiscation des actions.
La situation est différente pour une société constituée sous le régime fédéral. En vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, une action ne peut être émise avant que sa contrepartie ait été entièrement fournie. Cette contrepartie peut être constituée d'argent, de biens ou de services déjà rendus dont la valeur correspond au moins à la juste valeur de la contrepartie en argent que la société aurait reçue si les actions avaient été émises contre de l'argent.
Pour donner suite à l'émission, un ou plusieurs certificats d'actions peuvent être préparés au nom du nouvel actionnaire et lui être remis. Lorsque la loi et le mode de fonctionnement de la société permettent que les actions ne soient pas représentées par un certificat, l'actionnaire reçoit plutôt l'avis ou le document prévu à cette fin.
L'émission d'actions constitue également un placement de valeurs mobilières. Il faut donc vérifier si l'émission bénéficie d'une dispense de prospectus en vertu de la législation sur les valeurs mobilières applicable, notamment du Règlement 45-106 sur les dispenses de prospectus.
Selon la dispense utilisée et les circonstances du placement, une déclaration de placement avec dispense peut devoir être produite auprès de l'autorité en valeurs mobilières compétente. Une telle déclaration n'est toutefois pas automatiquement requise pour toute émission d'actions. Il faut donc déterminer les exigences applicables à chaque émission.
L'émission des actions et l'ajout d'un nouvel actionnaire doivent également être reflétés dans les registres concernant les valeurs mobilières et les actionnaires faisant partie du livre des procès-verbaux de la société.
Lorsque l'émission entraîne une modification des renseignements devant être déclarés au Registraire des entreprises du Québec, notamment quant aux actionnaires devant être déclarés ou aux bénéficiaires ultimes, une déclaration de mise à jour courante doit être produite dans le délai applicable. Cette obligation peut également viser une société de juridiction fédérale qui est immatriculée au Québec.
Ainsi, l'émission d'actions ne se limite pas à la signature d'une résolution. Il faut notamment vérifier les statuts et les conventions applicables, déterminer la contrepartie des actions, respecter les droits de préemption, le cas échéant, vérifier les exigences applicables en matière de valeurs mobilières et mettre à jour les registres corporatifs ainsi que les renseignements déclarés auprès des autorités gouvernementales lorsque requis.