Une résolution écrite doit respecter les exigences de la loi applicable pour être valablement adoptée. Lorsque la signature des personnes concernées est requise, une résolution qui n'a pas été signée conformément à ces exigences peut ne pas constituer une résolution écrite valide.
Il faut toutefois distinguer la résolution écrite de la décision elle-même.
Si une décision a été valablement prise lors d'une assemblée des actionnaires ou d'une réunion du conseil d'administration, l'absence de signature sur un autre document ne signifie pas nécessairement que cette décision est invalide.
À l'inverse, lorsqu'aucune assemblée ou réunion n'a eu lieu et qu'une résolution écrite devait tenir lieu de décision, l'absence des signatures requises peut signifier que la résolution n'a pas été valablement adoptée.
Lorsqu'une résolution annuelle demeure non signée, il est donc préférable de vérifier :
Il ne faut pas simplement signer aujourd'hui un document en laissant croire qu'il avait été signé à une date antérieure. La correction doit refléter la situation réelle et respecter les règles applicables.
En résumé, une résolution écrite non signée peut ne pas être valide si les signatures requises étaient nécessaires à son adoption. Il faut toutefois vérifier comment la décision a réellement été prise avant de conclure qu'elle est invalide et déterminer, au besoin, la régularisation appropriée.