L'absence d'assemblées annuelles ne signifie pas nécessairement que les formalités annuelles de la société n'ont pas toutes été respectées. Il faut d'abord vérifier si des résolutions écrites des actionnaires ont été adoptées en remplacement des assemblées, conformément aux exigences de la loi applicable.
Si aucune assemblée n'a été tenue et qu'aucune résolution écrite n'a valablement tenu lieu d'assemblée pendant plusieurs années, il peut être nécessaire de régulariser la documentation corporative.
La première étape consiste à examiner l'historique de la société afin de déterminer quelles décisions ont réellement été prises et quelles formalités annuelles n'ont pas été accomplies ou documentées.
Selon les circonstances, il peut notamment être nécessaire de :
La régularisation ne consiste pas à créer aujourd'hui des procès-verbaux laissant croire que des assemblées ont eu lieu à des dates antérieures lorsqu'elles n'ont jamais été tenues. Les documents préparés doivent refléter la situation réelle et permettre de corriger les lacunes conformément aux règles applicables.
La démarche dépend donc de l'historique de chaque société, des décisions réellement prises et des documents disponibles.
En résumé, si aucune assemblée annuelle n'a été tenue depuis plusieurs années, vérifiez d'abord si des résolutions écrites ont valablement tenu lieu d'assemblées. Si les formalités annuelles n'ont pas été accomplies, une régularisation ou, selon les circonstances, une ratification de certaines décisions, peut généralement être entreprise afin de remettre la documentation corporative à jour.