La loi n'exige généralement pas qu'une personne déterminée rédige les résolutions annuelles d'une société, soit les résolutions adoptées dans le cadre des formalités annuelles de la société. L'important est que les décisions annuelles requises soient prises par les personnes qui ont le pouvoir de les adopter et qu'elles soient correctement documentées.
Il faut notamment distinguer les décisions qui relèvent des actionnaires de celles qui appartiennent au conseil d'administration. Selon la nature des décisions à prendre, les résolutions des actionnaires et celles des administrateurs sont donc distinctes.
Dans la pratique, la préparation des résolutions annuelles peut être effectuée par la société elle-même ou être confiée à un notaire ou à un avocat. Le professionnel peut alors préparer les documents en fonction des renseignements fournis, des décisions à constater et des exigences applicables à la société.
Le comptable peut également signaler qu'une mise à jour de la documentation corporative est nécessaire, notamment lorsqu'il constate que certaines décisions ayant une incidence comptable ou fiscale doivent être documentées. Son rôle est toutefois distinct de celui du professionnel chargé de préparer les documents juridiques.
Une fois adoptées et, s'il s'agit de résolutions écrites, signées conformément aux règles applicables, les résolutions annuelles doivent être conservées avec les autres documents corporatifs de la société.
En résumé, aucune personne déterminée n'est généralement tenue de rédiger les résolutions annuelles. Elles peuvent être préparées par la société ou par un professionnel mandaté, mais les décisions qu'elles constatent doivent être prises par les actionnaires ou les administrateurs qui ont le pouvoir de les adopter.