Que doit indiquer l'avis de convocation à l'assemblée annuelle d'une société par actions?

Tant au Canada qu'au Québec, l'avis de convocation à une assemblée annuelle tenue par procès-verbal indiquera la date, l'heure et le lieu de l'assemblée ainsi que l'ordre du jour.

Au Québec, si l’assemblée est tenue par procès-verbal, l’avis de convocation indiquera aussi, si nécessaire, la date à laquelle les procurations des actionnaires habiles à voter voulant se faire représenter doivent, au plus tard, être reçues par la société, cette date ne pouvant précéder de plus de 48 heures ouvrables l’assemblée ou son ajournement, le cas échéant. L’ordre du jour de cette assemblée annuelle n’a pas à mentionner les questions ordinairement traitées lors de celle-ci, tels que l’examen des états financiers et des commentaires de l’expert-comptable ou du rapport du vérificateur, selon le cas, le renouvellement du mandat du vérificateur, si tel est le cas et l’élection des administrateurs; cependant, pour les autres questions pouvant faire partie de l’ordre du jour d’une assemblée, elles doivent contenir suffisamment de détails pour permettre aux actionnaires de se former un jugement éclairé sur celles-ci; de plus, l’avis de convocation doit contenir le texte de toute résolution spéciale à soumettre à l’assemblée.

Au Canada, si l’assemblée est tenue par procès-verbal, l’avis de convocation pourra préciser une date limite, qui ne peut être antérieure de plus de 48 heures ouvrables à la date d’ouverture de l’assemblée ou son ajournement, le cas échéant, pour la remise à la société ou à son mandataire des procurations signées des actionnaires habiles à voter. Tous les points de l’ordre du jour d’un avis de convocation pour les assemblées annuelles sont réputés être des questions spéciales; les exceptions à cette règle pour une assemblée annuelle comprennent l’examen des états financiers et du rapport du vérificateur ou des commentaires de l’expert-comptable, selon le cas, le renouvellement du mandat du vérificateur, le cas échéant et l’élection des administrateurs. L’avis de l’assemblée à l’ordre du jour de laquelle des questions spéciales sont inscrites, doit mentionner : (a) la nature de ces questions, avec suffisamment de détails pour permettre aux actionnaires de se former un jugement éclairé sur celles-ci; et (b) le texte de toute résolution spéciale à soumettre à l’assemblée. La société fédérale doit permettre à toute personne physique accréditée par un actionnaire corporatif de le représenter lors des assemblées annuelles et d’y exercer, pour celui-ci, tous les pouvoirs d’un actionnaire; elle doit, en donnant avis de l’assemblée à ses actionnaires, leur envoyer un formulaire de procuration en la forme prescrite.