Au Québec, si les assemblées annuelles sont tenues par procès-verbal, elles sont alors convoquées grâce à un avis de convocation de l'assemblée. Ce dernier doit être transmis à chaque administrateur et à chaque actionnaire habile à y voter au sein de la société par actions selon le délai fixé par le règlement intérieur de la société ou, à défaut, au moins 10 jours avant la tenue de l'assemblée. Mais si la société est un émetteur assujetti, l’avis de convocation doit être transmis au moins 21 jours et au plus 60 jours avant l’assemblée. Si un administrateur en fonction ou un actionnaire habile à voter lors d'une assemblée annuelle envoie au vérificateur ou à son prédécesseur un avis de convocation écrit d'au moins 10 jours avant l'assemblée, ce dernier doit assister à l'assemblée aux frais de la société par actions et répondre à toute question relative à ses fonctions de vérificateur.
Au Canada, si les assemblées annuelles sont tenues par procès-verbal, les administrateurs peuvent fixer d’avance la date ultime d’inscription (étant la date de référence) pour déterminer les actionnaires habiles à recevoir l’avis d’une assemblée et à y voter. À défaut d’une telle fixation, la date de référence pour recevoir l’avis d’une assemblée est le jour précédant celui où est donné cet avis et en l’absence d’avis, le jour même de l’assemblée; toutefois, selon la loi fédérale, l’avis peut être envoyé dans un délai plus court prévu par les statuts ou les règlements administratifs. Ainsi, l’avis des date, heure et lieu de l’assemblée doit être envoyé dans le délai réglementaire à chaque actionnaire habile à voter, à chaque administrateur et au vérificateur, le cas échéant; cependant, il n’est pas nécessaire d’envoyer l’avis aux actionnaires non-inscrits à la date de référence dans les registres de la société ou de son agent de transfert, le défaut d’avis ne privant pas l’actionnaire de son droit de vote.
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