Non. Une assemblée annuelle des actionnaires n'a généralement pas à être tenue en personne.
Selon la loi applicable et les documents de la société, une assemblée peut notamment être tenue à l'aide d'un moyen technologique permettant aux participants de communiquer adéquatement entre eux et elle est alors tenue à distance. Les conditions à respecter peuvent varier selon le régime sous lequel la société est constituée.
Il faut toutefois distinguer l'assemblée tenue à distance de la résolution écrite qui tient lieu d'assemblée.
Dans le premier cas, une véritable assemblée a lieu, mais les actionnaires y participent au moyen d'un procédé technologique plutôt qu'en étant physiquement réunis au même endroit. Les règles applicables à la convocation, à la participation et au vote doivent alors être respectées.
Dans le second cas, aucune assemblée n'est tenue, que ce soit en personne ou à distance. Lorsque les conditions prévues par la loi sont respectées, une résolution écrite signée par tous les actionnaires ayant le droit de voter sur les questions qui y sont traitées peut généralement tenir lieu d'assemblée.
Cette dernière procédure est particulièrement pratique dans les PME comptant un seul actionnaire ou un nombre restreint d'actionnaires.
Quelle que soit la méthode utilisée, les décisions prises doivent être correctement documentées et conservées dans le livre des procès-verbaux de votre société.
En résumé, une assemblée annuelle des actionnaires n'a généralement pas à être tenue en personne. Elle peut, selon les règles applicables, être tenue à distance ou ne pas avoir lieu lorsqu'une résolution écrite valide des actionnaires ayant le droit de voter sur ladite résolution en tient lieu.