Le livre des procès-verbaux peut-il être conservé en format électronique?

Oui. La documentation corporative d'une société peut généralement être conservée en format électronique, sous réserve du respect des exigences prévues par les lois applicables.

Le choix d'un support électronique pour conserver la documentation corporative ne modifie pas les obligations de la société. Les registres, résolutions, procès-verbaux et autres documents qui doivent être conservés doivent demeurer accessibles et pouvoir être consultés ou reproduits conformément aux exigences applicables.

Pour assurer une bonne conservation de la documentation corporative électronique, il est notamment recommandé de :

• conserver les documents dans un environnement sécurisé;
• effectuer des copies de sauvegarde régulièrement;
• protéger les documents contre la perte, la destruction ou les modifications non autorisées;
• organiser les fichiers afin qu'ils puissent être facilement retrouvés et consultés;
• s'assurer que les documents puissent être reproduits lorsque cela est nécessaire.

Un livre des procès-verbaux électronique peut faciliter la mise à jour, la conservation et la consultation des documents corporatifs d'une société et l'aider également à remplir plus facilement certaines de ses obligations auprès des autorités réglementaires, particulièrement lorsque plusieurs personnes ou professionnels doivent y avoir accès.

Le format électronique ne dispense toutefois pas la société de maintenir sa documentation complète et à jour. Les mêmes obligations de tenue et de conservation s'appliquent, quel que soit le support utilisé, qu'il soit en format papier ou en format électronique.

En résumé, le contenu du livre des procès-verbaux, comprenant notamment les procès-verbaux et les registres, peut généralement être conservé en format électronique. L'important est de respecter les exigences légales applicables à l'utilisation d'un format électronique et de s'assurer que la documentation demeure accessible, sécurisée et à jour.