La société doit s'assurer que les procès-verbaux contenus dans le livre corporatif, les registres et les autres documents corporatifs exigés par la loi sont préparés, conservés et mis à jour.
Dans une PME, les administrateurs et les dirigeants s'occupent généralement de cette responsabilité en effectuant les tâches qui y sont reliées et en s'assurant que les décisions et les changements importants concernant la société sont correctement documentés.
La préparation et la mise à jour du livre des procès-verbaux peuvent être effectuées à l'interne ou confiées à un professionnel, notamment un notaire ou un avocat. Le recours à un professionnel peut être particulièrement utile lors de la constitution de la société ou lorsqu'une opération nécessite la préparation de documents corporatifs particuliers.
Même lorsque la préparation des documents est confiée à un professionnel, la société doit lui transmettre les renseignements nécessaires concernant les changements survenus afin de permettre la mise à jour de sa documentation corporative. Il peut notamment s'agir d'un changement d'administrateur ou de dirigeant, de l'émission ou du transfert d'actions ou d'une autre décision devant être consignée.
Il est préférable de mettre à jour la documentation corporative au fur et à mesure que ces événements surviennent plutôt que de devoir la reconstituer plusieurs années plus tard.
En résumé, la société doit veiller à la tenue et à la mise à jour de sa documentation corporative. La préparation et la mise à jour du livre des procès-verbaux peuvent être effectuées à l'interne ou confiées à un professionnel, mais les renseignements nécessaires doivent être transmis afin que la documentation reflète correctement la situation de la société.