Au Québec, le livre des procès-verbaux doit être conservé au siège de la société par actions ou à tout autre lieu désigné par les administrateurs. Sauf disposition contraire de la loi, la société peut aussi conserver à l’extérieur de son siège la totalité ou une partie des livres qu’elle doit tenir, y compris le registre des procès-verbaux, si les conditions suivantes sont réunies: (a) l’information contenue dans ces livres est accessible pour consultation, sur un support adéquat, pendant les heures normales d’ouverture au siège de la société ou en tout autre lieu au Québec désigné par le conseil d’administration; et (b) la société fournit l’aide technique nécessaire à la consultation de l’information contenue dans ces livres. Concernant les livres comptables d’une société de juridiction provinciale, si la comptabilité de celle-ci est tenue à l’extérieur du Québec, la société conserve à son siège ou dans tout autre lieu au Québec désigné par le conseil d’administration des livres permettant aux administrateurs de vérifier tous les trimestres, avec une précision suffisante, la situation financière de la société.
Au Canada, les livres des procès-verbaux sont conservés au siège social de la société par actions ou en tout lieu convenant aux administrateurs qui peuvent les consulter à tout moment opportun. Concernant les livres comptables d’une société de juridiction fédérale, si la comptabilité de celle-ci est tenue à l’étranger, il est conservé à son siège social ou dans tout autre lieu au Canada désigné par les administrateurs, des livres permettant à ceux-ci d’en vérifier la situation financière tous les trimestres, avec une précision suffisante.
Sous réserve de la Loi de l’impôt sur le revenu, de la Loi sur la taxe d’accise, de la Loi sur les douanes et de toute autre loi relevant du ministre du Revenu national, la société par actions de juridiction fédérale peut conserver à l’étranger la totalité ou une partie de ses livres, y compris les procès-verbaux, et de ses livres comptables si les conditions suivantes sont réunies : i) tous ces livres sont accessibles pour consultation, au moyen d’un terminal d’ordinateur ou d’un autre moyen technologique, durant les heures normales d’ouverture au siège social de la société ou en tout autre lieu au Canada désigné par les administrateurs; et ii) la société fournit l’aide technique nécessaire à une telle consultation.