Tant au Canada qu'au Québec, l'émission d'actions est généralement autorisée par le conseil d'administration de la société, sous réserve des statuts, des droits de préemption applicables et de toute convention unanime des actionnaires ayant transféré ce pouvoir aux actionnaires.
Dans le cadre du processus d'émission, la personne qui désire acquérir des actions peut transmettre à la société un avis de souscription indiquant notamment le nombre et la catégorie d'actions désirées, le prix ou la contrepartie proposée ainsi que le mode de paiement prévu.
Les actions peuvent notamment être émises en contrepartie d'une somme d'argent, de biens ou de services déjà rendus à la société, sous réserve des exigences prévues par la loi applicable.
Le conseil d'administration peut ensuite accepter la souscription et procéder à l'émission des actions par résolution, dans la mesure où ce pouvoir n'a pas été transféré aux actionnaires en vertu d'une convention unanime des actionnaires. Si la société est régie par une convention entre actionnaires, qu'il s'agisse notamment d'une convention unanime des actionnaires ou d'une convention d'achat-vente, les dispositions applicables à l'émission d'actions doivent également être respectées. Selon les modalités de cette convention, le nouveau actionnaire peut également devoir y adhérer et en devenir signataire.
Au Québec, les actions d'une société peuvent être émises même si elles ne sont pas entièrement payées. Dans ce cas, elles ne sont toutefois considérées comme payées que dans la mesure où la contrepartie correspondant à leur prix d'émission a été versée à la société. La société peut également, lorsque les conditions prévues par la loi sont réunies, procéder à des appels de versements relativement aux sommes impayées. Un avis indiquant notamment le montant du versement exigé et le délai pour l'effectuer doit alors être transmis aux actionnaires concernés.
La situation est différente pour une société de juridiction fédérale. En vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, les actions ne peuvent être émises avant que leur contrepartie ait été entièrement fournie. Cette contrepartie peut notamment être constituée d'argent, de biens ou de services déjà rendus, sous réserve des conditions prévues par la loi.
Pour donner suite à l'émission, un ou plusieurs certificats d'actions peuvent être préparés au nom du nouvel actionnaire et lui être remis. Lorsque les actions ne sont pas représentées par un certificat, l'actionnaire reçoit plutôt l'avis ou le document prévu par la loi à cette fin.
Toute émission d'actions doit également respecter la législation applicable en matière de valeurs mobilières, notamment le Règlement 45-106 sur les dispenses de prospectus. La dispense applicable ainsi que les formalités et déclarations requises, le cas échéant, doivent être déterminées en fonction des circonstances propres à chaque émission.
L'émission des actions et l'ajout d'un nouvel actionnaire doivent également être reflétés dans les registres concernant les valeurs mobilières et les actionnaires faisant partie du livre des procès-verbaux de la société.
Lorsque l'émission entraîne une modification des renseignements devant être déclarés au Registraire des entreprises du Québec, une déclaration de mise à jour courante doit également être produite dans le délai applicable. Cette obligation peut viser tant une société constituée au Québec qu'une société de juridiction fédérale immatriculée au Québec.
Ainsi, l'émission d'actions nécessite notamment de vérifier les statuts et les conventions applicables, d'autoriser l'émission, de déterminer la contrepartie des actions, de respecter les règles applicables en matière de valeurs mobilières et de mettre à jour les registres corporatifs ainsi que les renseignements déclarés auprès des autorités gouvernementales, lorsque requis.