Tant au Canada qu'au Québec, une résolution des actionnaires en vue d’élire un nouvel administrateurdoit être rédigée et adoptée.
Pour la juridiction provinciale, afin de donner suite à son élection, le nouvel administrateur doit alors signer une acceptation de son mandat comme administrateur et le conseil d'administration pourra, par la suite et à sa discrétion, le nommer à un poste de dirigeant tel que celui de vice-président ou secrétaire.
Pour la juridiction fédérale, il est fortement suggéré de demander au nouvel administrateur de signer le formulaire d’acceptation de mandat plutôt que de faire valoir la présomption qu’à titre d’administrateur, il a rempli les fonctions de ce poste après son élection ou sa nomination.
Pour ce nouvel administrateur, une entrée doit également être faite au registre des administrateurs de la société par actions et une mise à jour est nécessaire concernant ce nouvel administrateur en fonction tant auprès du Registraire des entreprises que de Corporations Canada s’il s’agit d’une société de juridiction fédérale.
Cependant, l’élection d’un nouvel administrateur ne concerne nullement, ni ne correspond au remplacement d'un administrateur démissionnaire par le conseil d'administration qui a encore le quorum requis pour pourvoir à cette vacance au sein du conseil; il ne faut donc pas confondre l’élection d’un nouvel administrateur (élection par les actionnaires) avec le remplacement d’un administrateur démissionnaire (nomination par le conseil d’administration si celui-ci a encore le quorum pour être en mesure de le faire).