Tant au Canada qu'au Québec, un nouvel administrateur est généralement élu par les actionnaires, soit lors d'une assemblée des actionnaires, soit au moyen d'une résolution écrite lorsque les conditions prévues par la loi sont respectées.
Pour la juridiction provinciale, afin de donner suite à son élection, le nouvel administrateur doit alors signer une acceptation de son mandat comme administrateur et le conseil d'administration pourra, par la suite et à sa discrétion, le nommer à un poste de dirigeant tel que celui de vice-président ou secrétaire.
Pour la juridiction fédérale, il est fortement suggéré de demander au nouvel administrateur de signer le formulaire d’acceptation de mandat plutôt que de faire valoir la présomption qu’à titre d’administrateur, il a rempli les fonctions de ce poste après son élection ou sa nomination.
L'élection du nouvel administrateur doit également être consignée dans les livres et registres de la société. Les déclarations de mise à jour requises doivent ensuite être produites auprès du Registraire des entreprises ou, pour une société de juridiction fédérale, auprès de Corporations Canada.
Il faut toutefois distinguer l'élection d'un administrateur par les actionnaires du fait de combler une vacance au sein du conseil d'administration. Selon les circonstances et la loi applicable, une vacance peut être comblée par les administrateurs lorsque le conseil dispose du quorum requis. Des règles particulières et certaines exceptions peuvent toutefois s'appliquer.