Oui. Il est généralement possible de régulariser un livre des procès-verbaux incomplet afin que la documentation corporative reflète fidèlement la situation juridique et l'historique de la société.
La première étape consiste généralement à examiner les documents disponibles et les opérations réalisées au fil des années afin de déterminer les formalités qui ont été accomplies et celles qui doivent être régularisées.
Selon les circonstances, il peut notamment être nécessaire de :
La régularisation ne consiste toutefois pas à créer rétroactivement des procès-verbaux, des résolutions ou d'autres documents comme s'ils avaient été préparés et signés au moment où les événements sont survenus. Les documents de régularisation doivent refléter les faits et les opérations réellement intervenus, respecter les mécanismes permis par la loi applicable et porter leur date réelle d'adoption ou de signature.
La nature de la régularisation varie donc d'une société à l'autre selon son historique, les documents disponibles et les irrégularités constatées.
Il est généralement préférable de procéder à cette vérification avant une transaction importante, notamment une vente d'entreprise, l'arrivée d'un investisseur, une réorganisation ou un financement nécessitant une vérification de la situation corporative de la société.
En résumé, un livre des procès-verbaux incomplet peut généralement être régularisé. La démarche doit toutefois être fondée sur l'historique réel de la société et sur les documents disponibles. Les documents de régularisation doivent refléter les faits et les opérations réellement intervenus et porter leur date réelle d'adoption ou de signature afin que la documentation corporative reflète fidèlement la situation juridique de la société.