Quelles sont les principales obligations d'une société par actions?

Une société par actions possède une personnalité juridique distincte de celle de ses actionnaires et de ses administrateurs. À compter de sa constitution et pendant toute son existence, elle doit respecter différentes obligations prévues par la loi sous laquelle elle est constituée ainsi que par les autres lois qui lui sont applicables.

Selon les circonstances, une société doit notamment :

• tenir et conserver les registres et les documents corporatifs exigés par la loi;
• documenter les décisions des actionnaires et du conseil d'administration;
• tenir les assemblées requises ou, lorsque la loi le permet, adopter les résolutions écrites qui les remplacent;
• maintenir à jour les renseignements concernant les administrateurs, les dirigeants, les actionnaires et les actions;
• documenter les émissions, les transferts, les rachats, les achats et les annulations d'actions;
• tenir à jour les renseignements et les registres relatifs aux personnes exerçant un contrôle sur la société et effectuer les déclarations requises, lorsque les règles applicables l'exigent;
• produire les déclarations et les mises à jour requises auprès des autorités gouvernementales;
• conserver les documents corporatifs, comptables et fiscaux pendant les périodes applicables;
• produire les déclarations fiscales requises et respecter ses autres obligations fiscales et administratives.

Les obligations peuvent différer selon que la société est constituée en vertu de la Loi sur les sociétés par actions du Québec ou de la Loi canadienne sur les sociétés par actions. D'autres exigences peuvent également s'appliquer selon les activités exercées par l'entreprise.

Les administrateurs doivent veiller à ce que les obligations de la société soient respectées et à maintenir son livre des procès-verbaux et sa documentation corporative à jour.

Une documentation complète facilite également les opérations importantes de la société, notamment lors d'un financement, de l'arrivée d'un investisseur, d'une réorganisation ou de la vente de l'entreprise.

En résumé, une société par actions doit respecter différentes obligations corporatives, gouvernementales, comptables et fiscales tout au long de son existence. Une mise à jour régulière de sa documentation permet de maintenir ses registres en ordre et de faciliter les démarches et transactions futures.