Comment préparer la documentation d'une société en vue d'un financement?

Avant une demande de financement, il est recommandé de vérifier que la documentation corporative et financière de la société est complète et à jour. Cette préparation facilite les vérifications effectuées par l'institution financière et les professionnels qui interviennent dans le dossier.

Selon la nature et l'importance du financement, il peut notamment être nécessaire de :

• vérifier et mettre à jour le livre des procès-verbaux;
• s'assurer que les résolutions annuelles et les autres documents corporatifs requis ont été préparés;
• vérifier que les registres des administrateurs, des dirigeants et des actionnaires ainsi que les registres des valeurs mobilières et des transferts reflètent la situation actuelle de la société;
• réunir les statuts et leurs modifications ainsi que les règlements;
• préparer les états financiers et les autres renseignements financiers demandés;
• réunir les contrats ou les autres documents pertinents pour le financement;
• vérifier les emprunts, les sûretés ou les autres garanties déjà consentis par la société, lorsque cela est pertinent;
• vérifier l'identité et les pouvoirs des personnes autorisées à agir et à signer au nom de la société;
• préparer les résolutions autorisant l'emprunt, la signature des documents de financement et, lorsqu'il y a lieu, les garanties consenties par la société.

L'institution financière ne demande pas nécessairement à recevoir l'ensemble du livre des procès-verbaux. Selon le dossier, elle peut plutôt exiger certains documents corporatifs précis ainsi que les résolutions nécessaires à la transaction.

Dans certains financements, particulièrement lorsque des garanties importantes sont consenties, le notaire ou l'avocat chargé du dossier peut également devoir examiner le livre des procès-verbaux et fournir une opinion juridique confirmant certains renseignements concernant la société, ses pouvoirs et les autorisations nécessaires à la transaction.

Si la documentation corporative est incomplète, certaines régularisations peuvent devoir être effectuées avant la signature des documents de financement.

En résumé, préparer la documentation d'une société en vue d'un financement consiste notamment à vérifier ses registres corporatifs, sa situation financière, ses engagements existants, ses pouvoirs de signature et les autorisations nécessaires à la transaction. Selon le financement, l'institution financière peut demander certains documents corporatifs ou exiger une opinion juridique préparée par le professionnel chargé du dossier.