Il peut être nécessaire aux fins de consulter certains documents corporatifs, sans être nécessairement remis à la banque. Lorsqu'une société demande un prêt, une marge de crédit ou un autre financement, l'institution financière peut exiger certains documents ou certaines confirmations concernant la société et les personnes autorisées à l'engager.
Selon la nature et l'importance du financement, il peut notamment être nécessaire de fournir :
Le livre des procès-verbaux joue alors un rôle important puisqu'il contient les documents et les renseignements permettant de vérifier la situation corporative de la société et de préparer les résolutions ou opinions requises.
Lorsqu'une opinion corporative est demandée, le notaire ou l'avocat doit généralement examiner les documents corporatifs pertinents avant de pouvoir fournir les confirmations juridiques exigées par l'institution financière.
Si la documentation corporative est incomplète ou n'a pas été mise à jour, certaines vérifications ou régularisations peuvent être nécessaires avant que les documents requis pour le prêt ou le financement puissent être préparés.
En résumé, la banque ne demande pas nécessairement le livre des procès-verbaux lui-même. Toutefois, une documentation corporative à jour peut être nécessaire pour préparer les résolutions, les confirmations ou l'opinion corporative exigées dans le cadre du financement.