La mise à jour annuelle du livre des procès-verbaux devrait généralement être effectuée au moment des formalités corporatives annuelles de la société, notamment lors de la tenue de son assemblée annuelle ou de l'adoption des résolutions écrites qui en tiennent lieu, plutôt qu'automatiquement à la fin de son exercice financier.
Chaque année, certaines décisions des actionnaires et des administrateurs doivent être prises et documentées. Elles peuvent notamment concerner l'élection des administrateurs, la nomination ou le maintien en fonction de certains dirigeants ainsi que les autres décisions annuelles requises.
Lorsque la loi le permet, ces décisions peuvent être constatées au moyen de résolutions écrites plutôt que lors d'une assemblée ou d'une réunion.
Cette mise à jour annuelle constitue également un bon moment pour vérifier que les registres corporatifs reflètent correctement les changements survenus au cours de l'année, notamment concernant les administrateurs, les dirigeants, l'émission et le transfert d'actions ainsi que les actionnaires.
La préparation des états financiers ou des déclarations fiscales peut constituer un moment pratique pour effectuer cette vérification, mais elle ne remplace pas les formalités corporatives annuelles ni les délais prévus par la loi.
En résumé, il est recommandé de mettre à jour le livre des procès-verbaux au moment où les formalités corporatives annuelles doivent être accomplies. L'important est de respecter les délais applicables et de s'assurer que les décisions annuelles et les changements survenus au cours de l'année sont correctement documentés.