La perte du livre des procès-verbaux ne met pas fin à l'existence de votre société. Il est toutefois recommandé d'entreprendre rapidement des démarches pour récupérer les documents disponibles et reconstituer sa documentation corporative.
Commencez par rechercher les copies qui pourraient avoir été conservées par les administrateurs, les actionnaires ou les professionnels ayant travaillé avec la société. Certains renseignements peuvent également être obtenus auprès des autorités gouvernementales.
Il peut notamment être utile de récupérer :
À partir de ces renseignements, il est généralement possible de reconstituer une partie importante du livre des procès-verbaux.
Lorsque certains documents demeurent introuvables, il faut déterminer quelles décisions ont réellement été prises et quelles formalités ont été accomplies. Selon la situation, des documents de confirmation, de remplacement, de régularisation ou, selon les circonstances, de ratification peuvent ensuite être nécessaires. Il ne s'agit pas simplement de recréer rétroactivement des documents comme s'ils avaient été signés à l'époque.
En résumé, si votre livre des procès-verbaux est perdu, commencez par récupérer toutes les copies et tous les renseignements disponibles permettant de retracer l'historique de la société. Le livre pourra ensuite être reconstitué et les lacunes restantes traitées selon la situation.