À quelle fréquence faut-il mettre à jour le livre des procès-verbaux?

Il n'existe pas une seule date à laquelle l'ensemble du livre des procès-verbaux doit être mis à jour. En pratique, la documentation corporative devrait être mise à jour au fur et à mesure des décisions et des changements qui surviennent dans la société.

Une mise à jour peut notamment être nécessaire :

• lors des décisions annuelles des actionnaires et des administrateurs ainsi que lors de toute autre décision prise par les administrateurs ou les actionnaires;
• lors de la nomination, de la démission ou du remplacement d'un administrateur ou d'un dirigeant;
• lors de l'émission, du transfert, du rachat, de l'achat ou de l'annulation d'actions;
• lors d'une modification des statuts ou des autres documents constitutifs de la société;
• lorsqu'un dividende est déclaré;
• lors de toute autre décision ou opération devant être consignée dans la documentation corporative, y compris dans les registres, et pouvant nécessiter une mise à jour auprès des autorités réglementaires.

Certaines formalités doivent être accomplies dans des délais prévus par la loi. Il est donc préférable de documenter les changements lorsqu'ils surviennent plutôt que d'attendre une mise à jour annuelle du livre.

Une révision périodique, notamment à l'occasion des formalités annuelles de la société, permet également de vérifier si les registres et les autres documents corporatifs reflètent toujours correctement sa situation.

En résumé, le livre des procès-verbaux ne devrait pas être mis à jour seulement une fois par année. La documentation corporative devrait être actualisée lorsqu'une décision ou un changement devant y être consigné survient, puis vérifiée périodiquement afin de