Quelles formalités sont requises lors d'un changement d'adresse du siège social?

Le changement du nom d'une société par actions nécessite certaines formalités corporatives et gouvernementales. Les démarches varient notamment selon que la société est constituée au Québec ou sous le régime fédéral.

Avant de procéder, il faut généralement vérifier que le nouveau nom respecte les exigences légales applicables et, lorsqu'une dénomination autre qu'un numéro matricule est choisie, effectuer les vérifications nécessaires concernant son utilisation.

Société constituée au Québec

Pour une société constituée en vertu de la Loi sur les sociétés par actions du Québec, le changement de nom nécessite généralement :

• l'adoption des résolutions ou autorisations requises;
• la préparation et le dépôt de statuts de modification;
• l'obtention du certificat de modification;
• la mise à jour du livre des procès-verbaux et des registres corporatifs;
• les autres mises à jour requises auprès du Registraire des entreprises.

Société constituée au fédéral

Pour une société constituée en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, le changement de dénomination nécessite également des formalités corporatives et le dépôt de statuts de modification auprès de Corporations Canada.

Les exigences relatives au choix et à l'approbation de la nouvelle dénomination doivent être vérifiées avant le dépôt.

Après le changement de nom

Une fois le changement effectué, il peut notamment être nécessaire de mettre à jour :

• les renseignements auprès des autorités fiscales;
• les comptes et dossiers des institutions financières;
• les assurances;
• les permis et licences;
• les contrats et les documents commerciaux;
• le site Web, les factures, les formulaires et les autres communications de la société.

Les certificats d'actions et les autres documents corporatifs portant l'ancienne dénomination devraient également être examinés afin de déterminer s'ils doivent être remplacés ou mis à jour.

Le changement de nom ne crée pas une nouvelle société. La personne morale demeure la même et conserve généralement ses droits et ses obligations; seule sa dénomination officielle est modifiée.

En résumé, changer le nom d'une société nécessite généralement des autorisations corporatives et le dépôt de statuts de modification. Les formalités varient selon que la société est constituée au Québec ou au fédéral, et plusieurs renseignements administratifs doivent ensuite être mis à jour.