La dissolution d'une société ne signifie pas que son livre des procès-verbaux et ses autres documents corporatifs peuvent immédiatement être détruits.
Ces documents permettent de retracer l'existence juridique de la société, son organisation, les décisions prises au cours de son existence ainsi que les formalités ayant mené à sa dissolution.
Après la dissolution, il peut notamment être nécessaire de conserver :
La durée et les modalités de conservation de ces documents corporatifs dépendent notamment de la loi sous laquelle la société était constituée. Les règles peuvent donc différer selon qu'il s'agit d'une société constituée au Québec ou sous le régime fédéral.
Il est également important de déterminer qui aura la garde des documents après la dissolution afin qu'ils puissent être retrouvés pendant la période de conservation applicable.
Ces documents peuvent demeurer utiles après la dissolution, notamment pour répondre à une demande d'une autorité fiscale, établir certains droits ou obligations, régler une réclamation ou retracer une opération réalisée avant la dissolution.
Les délais applicables aux documents corporatifs ne doivent pas non plus être confondus avec les délais de conservation pouvant s'appliquer aux documents comptables ou fiscaux.
En résumé, le livre des procès-verbaux et les autres documents corporatifs ne devraient pas être détruits au moment de la dissolution. Ils doivent être conservés par la personne qui en a la garde pendant la période prévue par la loi applicable et, selon les circonstances, aussi longtemps que leur conservation demeure nécessaire.