Les documents conservés dans le livre des procès-verbaux ne sont pas tous soumis aux mêmes exigences de signature. Certains doivent être signés ou approuvés conformément à la loi applicable, tandis que d'autres sont simplement conservés dans le livre corporatif, tels que, par exemple, les registres.
Selon la nature du document, il peut notamment s'agir :
Les formalités peuvent varier selon le type de document et selon que la société est constituée au Québec ou sous le régime fédéral. Une résolution écrite, par exemple, n'est pas soumise aux mêmes formalités qu'un procès-verbal constatant les décisions prises lors d'une réunion ou d'une assemblée. Sous le régime fédéral, les résolutions écrites tenant lieu de réunion doivent notamment être signées par tous les administrateurs ayant droit de vote ou, dans le cas des actionnaires, par tous ceux ayant droit de vote sur la résolution, sous réserve des exceptions prévues par la loi.
Lorsqu'une assemblée d'actionnaires ou une réunion du conseil d'administration est effectivement tenue, un procès-verbal doit être préparé et conservé afin de constater les délibérations et les décisions prises. Les modalités de signature ou d'approbation de ce procès-verbal doivent être déterminées en fonction de la loi applicable et des règlements ou autres règles de la société.
Le livre des procès-verbaux lui-même n'a pas à être signé. Il sert à regrouper et à conserver les documents corporatifs de la société, dont certains doivent être signés conformément aux règles qui leur sont applicables.
En résumé, ce n'est pas le livre des procès-verbaux qui doit être signé, mais certains des documents qu'il contient. Il est donc important de vérifier les exigences de signature ou d'approbation propres à chaque document.