Tant au Canada qu’au Québec, la législation applicable prévoit qu’une société par actions doit être en mesure de produire les informations contenues dans les livres qu’elle tient dans un délai raisonnable et sous une forme intelligible. En fonction de cette obligation, l’absence d’une mise à jour ou le retard à l’effectuer concernant le registre des procès-verbaux pourrait entraîner des problèmes pour la société, tant au niveau des informations exigées pour le maintien et le bon fonctionnement de celle-ci qu’au niveau des copies de procès-verbaux pouvant être demandées à la société, incluant le refus possible ou le retard d’un financement. En lien avec ladite obligation, la société doit, relativement aux livres qu’elle tient, prendre les mesures raisonnables pour empêcher leur perte ou leur destruction, assurer leur intégrité et faciliter la découverte et la rectification des erreurs qu’ils peuvent contenir; il est certain que la meilleure manière d’assurer l’intégrité de ces livres, c’est de voir à leur mise à jour de manière constante.
Aussi, l’absence d’une mise à jour du livre des procès-verbaux d’une société pourrait entraîner certaines conséquences advenant le décès ou l’incapacité d’un actionnaire, l’émission d’actions à un nouvel actionnaire ou encore, le transfert d’actions ou même des changements de structure au niveau de la société.
De son côté, la législation fédérale prévoit que la société prendra les mesures raisonnables pour empêcher la perte ou la destruction des registres, la falsification de leurs écritures et pour faciliter la découverte et la rectification des erreurs.