À quel moment faut-il préparer le premier livre des procès-verbaux?

Il est recommandé de préparer le premier livre des procès-verbaux dès la constitution de votre société, soit dès l'émission de son certificat de constitution, dans le cadre de son organisation juridique initiale.

La société existe légalement à compter de sa constitution, mais plusieurs documents doivent généralement être préparés par la suite afin de compléter son organisation et de mettre en place les registres corporatifs requis.

Le premier livre des procès-verbaux comprend généralement :

• les statuts et le certificat de constitution;
• les premières résolutions des actionnaires et des administrateurs, soit les résolutions relatives à l'organisation juridique de la société;
• les règlements de la société;
• les registres corporatifs requis, notamment ceux concernant les administrateurs, les dirigeants, les actionnaires et les valeurs mobilières;
• les documents relatifs à l'émission des premières actions, y compris les certificats d'actions lorsqu'ils sont utilisés;
• les autres documents nécessaires à l'organisation initiale de la société.

Préparer cette documentation dès le départ permet de consigner correctement les premières décisions de la société et de maintenir ensuite le livre des procès-verbaux à jour au fur et à mesure de son évolution.

Il n'est toutefois jamais trop tard pour régulariser la situation. Si le livre des procès-verbaux n'a pas été préparé au moment de la constitution de la société ou n'a pas été tenu à jour, les documents existants peuvent être examinés afin de déterminer les mises à jour, les régularisations ou, selon les circonstances, les ratifications nécessaires.

En résumé, le premier livre des procès-verbaux devrait idéalement être préparé dès la constitution de la société, au moment de compléter son organisation juridique. Il pourra ensuite être mis à jour à mesure que de nouvelles décisions ou opérations corporatives surviennent.