La tenue et la conservation de la documentation corporative exigée par la loi constitutive applicable, comprenant notamment les procès-verbaux et les registres, sont obligatoires pour toute société par actions. Toutefois, la loi n'impose pas nécessairement l'utilisation d'un cartable portant précisément le nom de « livre des procès-verbaux ».
Une société constituée en vertu de la Loi sur les sociétés par actions du Québec ou de la Loi canadienne sur les sociétés par actions doit tenir et conserver, à tout endroit prescrit et pendant le temps requis, les livres, registres, procès-verbaux et autres documents corporatifs exigés par la loi.
En pratique, ces documents sont généralement regroupés dans ce qu'on appelle le livre des procès-verbaux ou livre corporatif de la société. Celui-ci peut notamment comprendre les statuts, le certificat de constitution, les règlements de la société, les résolutions et procès-verbaux ainsi que les différents registres requis.
Cette obligation s'applique également aux sociétés qui comptent un seul actionnaire ou un seul administrateur. Le fait d'exploiter seul son entreprise ne dispense donc pas de tenir et de conserver la documentation corporative requise.
Un livre incomplet ou une documentation corporative qui n'a pas été tenue à jour peut entraîner des difficultés lorsqu'il devient nécessaire de démontrer l'actionnariat de la société, les pouvoirs de ses administrateurs ou les décisions prises au cours de son existence. Une mise à jour, une régularisation ou, selon les circonstances, une ratification de certaines décisions déjà prises peut alors être nécessaire.
En résumé, ce n'est pas nécessairement le « livre des procès-verbaux » comme document physique qui est obligatoire, mais bien la tenue et la conservation des documents et registres corporatifs exigés par la loi. Les regrouper dans un livre des procès-verbaux permet de conserver cette documentation de façon organisée et de faciliter sa mise à jour de manière régulière.