Que doit contenir l'avis de convocation à l'assemblée?

L'avis de convocation doit indiquer clairement la date, l'heure et le lieu de l'assemblée des copropriétaires. Cet avis de convocation doit être accompagné de l'ordre du jour de l'assemblée. En règle générale, l'avis de convocation est accompagné d'un formulaire de procuration qui fait en sorte que les copropriétaires qui ne peuvent assister à l'assemblée pourront compléter afin de mandater un autre copropriétaire de voter pour eux.

L'avis de convocation devra être transmis aux copropriétaires selon les dispositions de la déclaration de copropriété. Il est recommandé aux personnes qui sont responsables de l'envoi de l'avis de convocation de choisir un mode d'expédition qui permet de conserver une preuve de réception indiquant la date de réception. La poste recommandée ou la remise de main à main, avec signature par le récipiendaire, sont des modes d'expédition qui peuvent être suggérés.

Pour l'assemblée annuelle, l'avis de convocation devrait aussi inclure les documents suivants : le bilan, l'état des résultats de l'exercice écoulé, l'état des dettes et créances, le budget prévisionnel, tout projet de modification à la déclaration de copropriété et une note sur les modalités essentielles des contrats proposés et des travaux projetés.