La présentation d'une offre de location permet au futur locataire de proposer au locateur les principales conditions auxquelles il serait disposé à louer les lieux avant la préparation d'un bail commercial détaillé.
L'offre constitue ainsi une étape de négociation qui peut permettre aux parties de déterminer rapidement si elles sont susceptibles de s'entendre sur les principaux éléments de la location avant de consacrer davantage de temps et de ressources à la préparation du bail.
Le futur locataire peut notamment utiliser l'offre pour proposer ou négocier :
La présentation d'une offre permet également au futur locataire de faire connaître dès le début des négociations les conditions qui sont particulièrement importantes pour son entreprise plutôt que d'attendre la réception d'un projet de bail pour les négocier.
Lorsque le locateur accepte l'offre ou présente une contre-offre, les parties peuvent ensuite utiliser les conditions convenues comme point de départ pour la préparation d'un bail commercial plus détaillé.
Il faut toutefois éviter de considérer systématiquement l'offre comme une simple étape de négociation sans conséquence juridique. Selon sa rédaction, son contenu et les circonstances, une offre acceptée peut créer des obligations pour les parties. Il est donc important d'en comprendre la portée avant de la signer ou de l'accepter.