Comment corriger un livre des procès-verbaux incomplet?

Un livre des procès-verbaux incomplet peut généralement être corrigé ou régularisé. La première étape consiste à déterminer quels documents ou renseignements sont manquants et ce qui s'est réellement produit dans la société.

Il faut généralement examiner la documentation disponible et retracer l'historique corporatif de la société. Selon les circonstances, cette vérification peut porter notamment sur :

• les statuts et leurs modifications ainsi que les règlements;
• les résolutions et les procès-verbaux existants;
• les administrateurs et les dirigeants qui se sont succédés;
• les actionnaires et les actions qu'ils détiennent;
• les émissions, les transferts, les rachats, les achats ou les annulations d'actions;
• les registres corporatifs et les déclarations produites auprès des autorités compétentes.

Une fois les lacunes identifiées, il faut déterminer la façon appropriée de les corriger. Selon la situation, il peut être nécessaire de mettre à jour certains registres, de récupérer des documents existants ou de préparer des documents de confirmation, de régularisation ou encore de ratification.

La correction d'un livre incomplet ne consiste pas à créer aujourd'hui des documents en leur donnant une date antérieure comme s'ils avaient été préparés ou signés à l'époque. Les corrections doivent refléter, à la date où elles sont faites ou apportées, les décisions et les opérations qui ont réellement eu lieu.

Lorsque certains faits ne peuvent pas être établis avec certitude, une analyse plus approfondie peut être nécessaire avant de modifier les registres ou de préparer des documents de régularisation ou de ratification.