Tant au Canada qu’au Québec, la
tenue des assemblées annuelles est obligatoire car cela permet de faire la mise
à jour du registre des procès-verbaux des comme ceux des
actionnaires; en effet, c’est lors de l’assemblée annuelle que les états
financiers sont approuvés, que les administrateurs sont élus pour le prochain
exercice financier, que le vérificateur ou l’expert-comptable, selon le cas,
est nommé. Les assemblées annuelles assurent ainsi un meilleur fonctionnement
de la société car on y prend acte de ses résultats financiers, ce qui permet
une meilleure planification et orientation des activités de la société pour
l’exercice suivant.
Il est certain qu’une mise à jour des
procès-verbaux de la société permet d’éviter toute complication pouvant
survenir dans le cas du décès ou de l'inaptitude d’un actionnaire ainsi que
tout retard inutile dans l’obtention d’un financement ou d’une aide financière devenue
nécessaire.