À quoi servent le livre des procès-verbaux et les registres d'une société par actions (Canada)

Une société par actions de juridiction fédérale doit tenir, à son siège social ou en tout autre lieu au Canada que désignent les administrateurs, des livres où figurent :

1° les statuts, les règlements administratifs, leurs modifications, ainsi qu’un exemplaire des conventions unanimes des actionnaires; 

 2° les procès-verbaux des assemblées et les résolutions des actionnaires; 

3° un exemplaire des listes et avis exigés par la loi fédérale, par exemple, la liste des administrateurs lors de la constitution de la société et l’avis de tout changement dans la composition du conseil d’administration; 

4° le registre des valeurs mobilières nominatives qu’elle a émises et indiquant pour chaque catégorie ou série : 

• les noms, par ordre alphabétique, et la dernière adresse connue des détenteurs de ces valeurs ou de leurs prédécesseurs; 
• le nombre des valeurs de chaque détenteur; et 
• la date et les conditions de l’émission et du transfert de chaque valeur. 

Ces documents permettent notamment de retracer l'organisation juridique de la société, les décisions prises par les actionnaires et les administrateurs, les émissions et les transferts de valeurs mobilières ainsi que les principaux changements survenus au cours de son existence.

Les livres et registres doivent être tenus et conservés conformément aux exigences de la Loi canadienne sur les sociétés par actions. Les règles relatives à leur consultation et à l'utilisation des renseignements qu'ils contiennent peuvent varier selon la nature du registre et la personne qui souhaite y avoir accès.