Quels documents sont obtenus lors de la constitution d'une société et lesquels doivent ensuite être préparés?

Lors de la constitution d'une société par actions, les statuts ainsi que le certificat de constitution sont obtenus. Le certificat de constitution confirme officiellement la constitution de la société.

L'obtention de ces documents ne constitue toutefois pas l'organisation juridique de la société. Celle-ci intervient après sa constitution et nécessite la préparation de plusieurs documents et registres corporatifs.

Selon les circonstances, il peut notamment être nécessaire que soient préparés les éléments suivants :

• le livre des procès-verbaux;
• le règlement intérieur au Québec ou les règlements administratifs au fédéral;
• le règlement bancaire et les résolutions bancaires nécessaires;
• les premières résolutions écrites des administrateurs et des actionnaires ou, selon le cas, les procès-verbaux de leurs réunions et assemblées;
• les documents relatifs à l'émission des premières actions;
• le registre des valeurs mobilières;
• les certificats d'actions, lorsqu'ils sont utilisés;
• les registres relatifs aux bénéficiaires ultimes ou aux particuliers ayant un contrôle important, selon le régime applicable;
• les autres registres et documents corporatifs exigés par les lois applicables.

Le livre des procès-verbaux devrait notamment contenir les statuts et le certificat de constitution ainsi que les règlements, les résolutions, les procès-verbaux et les différents registres corporatifs de la société.

Ces documents permettent de mettre en place et d'assurer l'organisation juridique de la société, de consigner les décisions prises par les actionnaires et les administrateurs et de maintenir à jour les renseignements corporatifs exigés par les lois applicables.

Après la constitution, certaines démarches administratives, réglementaires ou fiscales peuvent également être requises. Selon la juridiction et les activités de la société, il peut notamment être nécessaire :

• de produire la déclaration initiale ou d'effectuer les inscriptions requises auprès du Registraire des entreprises du Québec ou des autres autorités compétentes;
• d'effectuer les déclarations relatives aux bénéficiaires ultimes ou aux particuliers ayant un contrôle important, selon le régime applicable;
• d'inscrire la société auprès d'un ordre professionnel ou d'une autre autorité réglementaire lorsque la nature de ses activités l'exige;
• d'obtenir les numéros et comptes fiscaux nécessaires, notamment ceux relatifs aux taxes à la consommation et aux retenues ou déductions à la source, lorsque requis.

Ces formalités sont distinctes de l'organisation juridique de la société, mais peuvent être nécessaires afin de permettre le début ou la poursuite de ses activités conformément aux lois applicables.